Pradedate dirbti nuotoliniu būdu? Šie įrankiai palengvins jūsų perėjimą prie darbo namuose

Shutterstock.

Koronaviruso protrūkiui tęsiantis (net pasirodo redakcijose ), organizacijos prašo darbuotojų, kai tik gali, dirbti iš namų.

Kai kuriems tai gali reikšti spragų atradimą įrankių rinkiniuose. Atsižvelgdami į tai, sudarėme įrankių, kurie gali padėti patenkinti įvairius poreikius, kurių gali kilti jūsų komandai palaikyti ryšį ir efektyviai darbe, sąrašą.

Išsamaus sąrašo sudaryti beveik neįmanoma, atsižvelgiant į naujų produktų paleidimo arba uždarymo greitį, tačiau tai yra keletas dažniausiai naudojamų įrankių, kuriuos matome naujienų skyriuose. Taip pat siekėme paprastesnių įdiegimo ir naudojimo įrankių, o ne bendrindami sudėtingus įrankius, kuriuos nėra lengva pritaikyti. Įtraukėme informaciją apie kainodarą, tačiau turėtumėte patikrinti platformų svetaines, kad gautumėte tikslesnę informaciją, nes ji gali skirtis priklausomai nuo jūsų organizacijos dydžio ir poreikių. Atminkite, kad dėl saugos apribojimų jūsų įmonė gali turėti politikos, kurias įrankių versijas galite naudoti.

Šios priemonės yra suskirstytos pagal tris bendrus įrankių poreikius, kuriais dalijasi dauguma organizacijų: komunikacija, dokumentacija ir projektų valdymas.

Atminkite, kad jūsų naudojami įrankiai neturėtų būti sudėtingesni už užduotį, kurią bandote atlikti. Pasirinkite tai, kas geriausiai tinka jūsų ir jūsų komandos darbo eigai ir darbo stiliams.

Kad bendravimas akis į ekraną būtų sėkmingas, svarbu aiškiai suprasti, kokius lūkesčius kelia jūsų komunikacijos platforma.

Pasinaudokite asinchroniniu komunikacijos pobūdžiu pranešimų siuntimo platformose. Suskirstykite savo pokalbius į kanalus arba pokalbius, kad informacija netaptų didžiulė ar sunkiai randama. Skirkite laiko pranešimų nustatymų kalibravimui, kad rastumėte tinkamą pusiausvyrą tarp informuoto ir perkrauto. Naudokite tvarkaraščius ir būsenas, kad nustatytumėte pasiekiamumą.

Google Hangout - vaizdo konferencija

„Google“ vaizdo konferencijų produktas „Hangouts Meet“ siūlo paprastą naudoti sąsają virtualiems susitikimams, ekrano bendrinimui ir pokalbiams. Jei jūs arba jūsų organizacija jau naudojate „G Suite“, iki liepos 1 d. galite nemokamai naudotis išplėstinėmis G Suite įmonės lygio funkcijomis. Taip galėsite įrašyti vaizdo įrašus ir surengti susitikimus iki 250 žmonių.

Jei esate visiškai įpratę naudoti „G Suite“ el. paštui („Gmail“) ir kalendoriui („Google“ kalendoriui), naudoti „Google Hangouts Meet“ yra gana paprasta. „Google“ kalendorius automatiškai sukurs „Meet“ skambutį su kiekvienu jūsų išsiųstu kalendoriaus kvietimu ir visi pakvietę galės pasiekti skambutį. Kai dalyvaujate pokalbyje, sąsaja yra nesudėtinga pokalbiams ir ekrano bendrinimui. Jei tvarkote asmeninę „G Suite“ paskyrą ir darbo „G Suite“ paskyrą, gali būti sunku visada pasirinkti tinkamą paskyrą.

Kainodara
Jei turite „Gmail“ paskyrą, turite nemokamą „Google Hangouts Meet“ versiją, kuri suteikia 25 dalyvius vienam skambučiui.

Laisvas – asinchroninis ryšys

Slack buvo plačiai priimtas, daugelio mylimas ir nekenčiamas. Pagrindinės funkcijos sukasi apie kelių kanalų, asmeninius ir mažų grupių pokalbius. Tačiau galite padidinti savo „Slack“ naudojimą naudodamiesi daugybe integracijų, kurios gali perduoti informaciją tarp „Slack“ ir kitų platformų, kurias taip pat gali naudoti jūsų organizacija.

Su „Slack“ komanda galite pradėti dirbti per kelias minutes, o pokalbių sąsaja yra pakankamai prieinama žmonėms, turintiems internetinių pranešimų siuntimo sistemų patirties.

Kainodara
„Slack“ turi pakopinę kainų sistemą. Nemokama versija apima ribotą pranešimų istoriją ir ribotą integraciją.

Padidinti - vaizdo konferencija

„Zoom“ apima vaizdo konferencijas, ekrano bendrinimą, pokalbius ir vaizdo įrašymą pagrindinio lygio prenumeratos metu. Gana intuityvi sąsaja leidžia gana lengvai naršyti dalyviams, kai jie dalyvauja sesijoje.

Paskyrą sukurti greitai, tačiau turėtumėte skirti kelias minutes ir susipažinti su susitikimo pradžios valdikliais, kad žinotumėte, kur viskas yra, kai to reikia. Vaizdo skambučio sąsajos valdikliai yra gana paprasti ir dauguma vartotojų galės matyti, kaip pasiekti pokalbį arba, jei reikia, bendrinti ekranus. Aukštesni prenumeratos lygiai suteiks daugiau įrankių, pvz., atskirų grupių, kurios gali būti naudingos, jei koordinuosite pokalbį su didesne žmonių grupe.

Kainodara
„Zoom“ turi pakopinę kainų sistemą. Nemokama versija leidžia vartotojams priimti iki 100 dalyvių, turi neribotą asmeninių susitikimų skaičių, 40 minučių apribojimą grupės susitikimams ir neribotą bendrų susitikimų skaičių.

Skype - vaizdo konferencija

„Skype“ yra dar viena galimybė surengti vaizdo ar garso konferencinius skambučius, kuriuose dalyvauja iki 50 žmonių. „Skype“ taip pat galite skambinti žmonėms, kurie nėra platformoje. „Skype“ palengvina failų bendrinimą skambučio metu, ekrano bendrinimą ir pranešimų siuntimą. Vienas iš didžiausių „Skype“ ir „Zoom“ skirtumų yra tas, kad „Skype“ galite tvarkyti kontaktų knygą ir inicijuoti skambučius su kitais, o ne kviesti žmones į susitikimų kambarį ar planuoti vaizdo konferenciją, kaip tai darytumėte naudodami „Zoom“. „Skype“ veikia labiau kaip tradicinis telefonas, o „Zoom“ veikia kaip virtuali susitikimų kambarys.

Ši platforma egzistuoja jau kurį laiką ir bėgant metams patyrė nemažai pakeitimų. Jei jau seniai juo naudojotės, galite nustebti, kai rasite keletą naujų dalykų. Sąsaja yra gana patogi visiems, turintiems internetinių pranešimų siuntimo patirties.

Kainodara
„Microsoft“ siūlo įvairias „Skype“ versijas kaip produktą. Kainos daugiausia priklauso nuo jūsų skambučių naudojimo.

WhatsApp grupė - saugus pranešimų siuntimas ir skambinimas

„WhatsApp“ teikia internetinius skambučius ir šifruotus pranešimus nuo galo iki galo. Programėlė leidžia kurti ir siųsti žinutes skirtingoms grupėms. Iš pradžių tai buvo programa mobiliesiems, tačiau dabar yra ir darbalaukio versija.

WhatsApp tvarko sąsają pokalbiais ir skambučiais. Pokalbiuose bus rodomas jūsų grupių sąrašas. Užtenka kelių palietimų, kad įeitumėte į grupės sąsają, sukurtumėte naują arba išsiųstumėte žinutę kontaktui. Taip pat galite nustatyti dabartinę būseną, kad padėtumėte savo komandai žinoti, kada esate pasiekiamas.

Kainodara
WhatsApp yra visiškai nemokama.

Tikėtina, kad jūs jau turite esamą dokumentų saugyklą – informacijos sekimo sistemą, prie kurios visiems reikia prieigos. Jei to nepadarysite, tai yra galimybė ją sukurti.

Net grįžus į biurą verta turėti patikimą vietą informacijai, kai žmonėms kyla klausimų. Saugokite savo komandos praktiką, projektų pristatymus, retrospektyvas, susitikimų užrašus ir idėjų audrą nuspėjamoje vietoje, ir visi jūsų organizacijos nariai bus naudingi, nesvarbu, ar jie yra nuotolini, ar ne. Šie įrankiai padės sutvarkyti dokumentų namus.

Google dokumentai – teksto apdorojimas, dokumentai, skaičiuoklės

„Google“ dokumentai dažnai laikomi „Microsoft Word“, bet internete. Nors ji modeliuoja save tekstų rengyklėje, ji iš tikrųjų tapo kur kas daugiau nei „Word“ klonu. Dabar jis tapo defacto skaitmeninių dokumentų įrankiu. Iš esmės jo funkcionalumas yra gana paprastas ir turėtų būti žinomas visiems, kurie naudojo tekstų rengyklę. Tačiau dėl ryšio su visa „Google“ disko produktų linija, įskaitant „Google“ skaičiuokles ir „Google“ skaidres, „Google“ dokumentai gali importuoti duomenis, diagramas ir lenteles iš tų produktų. Jis taip pat gali paleisti pasirinktinius scenarijus.

Jei naudojote tekstų rengyklę, jums neturėtų kilti problemų pradedant kurti dokumentą „Google“ dokumentuose. Tų dokumentų tvarkymas gali būti šiek tiek didesnis iššūkis. „Google“ dokumentai yra „Google“ disko dalis, kurioje galite įvairiais būdais tvarkyti dokumentus, skaičiuokles, skaidres. „Google“ diske sukuriate savo failų sistemą, kitaip nei jūsų kompiuterio failų sistema. Panašiai kaip ir kitus „Google“ produktus, jei turite asmeninę „G Suite“ ir darbo „G Suite“ paskyrą, gali būti sudėtinga valdyti, kurią paskyrą naudojate tam tikru metu.

Kainodara
Nemokamas visiems „G Suite“ naudotojams.

Eilė – dokumentacija ir projektų valdymas

„Coda“ yra dokumentų sistema, kuria siekiama sujungti kelias gijas. Unikali Coda vertė yra galimybė vienoje erdvėje turėti skirtingus failų tipus. Jūsų skaidrės, skaičiuoklės ir lentelės gali būti tame pačiame dokumente, o ne judėti tarp skirtingų produktų. Tai labiausiai naudinga, jei turite įvairių išteklių, kuriuos reikia sutelkti dirbdami su projektu.

Kadangi galite atlikti daugybę skirtingų dalykų ir pasinaudoti daugybe skirtingų integracijų, naudinga pažvelgti į „Coda“ šablonų galeriją, kad suprastumėte, kas įmanoma. Tai ypač svarbu, jei manote, kad tuščia drobė yra didžiulė ir nesate tikri, kaip organizuoti savo darbą.

Kainodara
„Coda“ siūlo pakopų planų sistemą. Į nemokamą versiją įtrauktas neribotas redaktorių ir dokumentų kūrėjų skaičius, neribotas žiūrinčiųjų skaičius, ribotas dokumento dydis, mažos automatizavimo kvotos, ribotos integracijos (nors ir ne įprastos priemonės, kurių jums greičiausiai prireiks), 7 dienų versijos istorija, bendradarbiavimas realiuoju laiku, neribotas aplankų skaičius. ir bendruomenės parama.

Sąvoka – dokumentacija ir projektų valdymas

„Notion“ yra naujokas, dažnai laikomas „Google“ dokumentų konkurentu. Iš tikrųjų jis bando sujungti tokius įvairius įrankius kaip Evernote, Trello ir Airtable į vieną. Sąvoka leidžia kurti ir tvarkyti dokumentus, kurie gali padaryti daug daugiau nei apdoroti žodžius. „Notion“ dokumentuose gali būti darbų sąrašų, kalendorių, duomenų bazių ir kt. Jei jums reikia vietos dokumentams tvarkyti ir iš tų dokumentų kylančioms užduotims tvarkyti, „Notion“ gali būti vieno langelio tų problemų sprendimas.

„Notion“ puslapių ir organizavimo idėja iš pradžių gali būti paini. Prieš pasinerdami, turėtumėte turėti aiškią viziją, kokius dokumentus norite saugoti „Notion“. Tai gali išspręsti daugybę įvairių problemų, todėl išsiaiškinkite konkretų naudojimo atvejį, kol nenusibosite.

Kainodara
„Notion“ turi pakopų planų sistemą. Nemokama versija siūlo neribotą skaičių narių ir svečių, 1000 „blokų“ (iš esmės turinio skilčių) ir 5 MB failų saugyklos.

evernote - dokumentacija

„Evernote“ turi ilgą asmeninės užrašų programos istoriją. Tai jau seniai leido asmenims rašyti pastabas, rinkti informaciją iš žiniatinklio ir tvarkyti informaciją naudojant patikimą žymėjimo ir skirstymo į kategorijas sistemą, todėl tai tapo populiariu tyrimo įrankiu. Kai kurie gali nežinoti, kad „Evernote“ taip pat turi bendradarbiavimo funkcijų už kainą. „Evernote“ verslo plane yra funkcija „Spaces“, kuri renka komandos pastabas ir dokumentus į diską panašiu formatu.

„Evernote“ gali būti naudojama labai paprastai kaip vieta užrašams rašyti. Tačiau jame yra daugybė funkcijų, kurios gali atsispirti galingiausiems vartotojams. Jo žiniatinklio kirpimo mašinėlė leidžia išsaugoti tinklalapius ir PDF failus iš žiniatinklio ir saugoti juos „Evernote“ paskyroje. Galite naudoti žymėjimą ir paiešką, kad filtruotumėte savo užrašus begaliniais būdais.

Kainodara
„Evernote“ turi pakopų planų sistemą. Nemokamoje versijoje yra visos užrašų darymo galimybės, taip pat žymėjimas ir paieška, nebendrinant užrašų.

Projektų valdymo įrankiai apima daugybę paprastų platformų, kurios valdo vieną komponentą, iki didelio masto produktų, skirtų įvairioms funkcijoms, kurių gali prireikti organizacijoje.

Trello – projektų valdymas

„Trello“ yra patogi vaizdinė sistema, skirta organizuoti darbą su kortelėmis ir sąrašais. Galite sukurti darbo eigą, kuri geriausiai tinka jūsų komandai, kurioje elementus galima greitai ir lengvai perkelti pagal jų būseną. „Trello“ taip pat pristatė taisykles ir integracijas, kurios gali padėti išlaikyti jūsų organizacinę struktūrą valdomą. „Trello“ taip pat turi šablonų, jei prireiktų idėjų, kaip geriausiai išnaudoti jo funkcijas.

Vartotojo sąsaja yra pakankamai nesudėtinga ir neužgožia kai kurių projektų valdymo platformų. „Trello“ veikia mažiau nei kai kurios kitos platformos, tačiau tai gali būti geras dalykas, nes ji gerai atlieka tai, ką užsibrėžė, be per daug funkcijų.

Kainodara
„Trello“ turi pakopų planų sistemą. Nemokama versija apima neribotą asmeninių lentų, neribotų kortelių, neribotų sąrašų skaičių, 100 MB failų įkėlimo limitą, 10 komandinių lentų ir ribotą automatizavimą.

Oro stalas – duomenų valdymas ir organizavimas

Geriausias būdas galvoti apie „Airtable“ yra kaip skaičiuoklė su supergaliomis. Naudodami „Airtable“ galite tvarkyti duomenis įprastu lentelės formatu, bet vėliau jie gali paversti „Trello“ tipo „kanban“ lentomis, kalendoriais ir vaizdinėmis galerijomis. Galite nustatyti pasirinktines formas, kurios pateiks vartotojo įvestį į jūsų Airtable duomenų bazę. Profesionaliems vartotojams „Airtable“ turi „blokus“, kurie prideda prie lentelių papildomų įskiepių funkcijų, tokių kaip geokodavimas, diagramos ir netgi būdas kurti tinklalapius pagal lentelės duomenis.

„Airtable“ naudoja unikalią kalbą, kad apibūdintų savo funkcijas. Tai, ką dažniausiai manote kaip skaičiuoklę ar duomenų bazę, vadinama „baze“. Jame yra „blokai“ (skirti profesionaliems vartotojams), kurie į jūsų bazes įtraukia papildinių technologijas. Peržengus žodyną, „Airtable“ yra labai lankstus skaičiuoklės įrankis, suteikiantis jums naudingos „Google“ skaičiuoklės galios.

Kainodara
„Airtable“ turi pakopų planų sistemą. Nemokamą versiją sudaro neribotos bazės, 1 200 įrašų vienoje bazėje, 2 GB priedų vietos vienai bazei ir dviejų savaičių peržiūrų istorija.

diapazonas – projektų valdymas

Diapazonas skirtas žinoti, kas ką daro ir kur komandos yra pagal tikslus. Diapazonas palengvina individualių užduočių planavimą ir komandos registravimąsi su tvarkaraščiais ir naudos iš daugybės integracijų su programomis, kurias greičiausiai naudosite, pvz., „Slack“, „Google“ disku, kalendoriumi, „Trello“ ir „Github“.

Ji turi patogią vartotojo sąsają, o įjungimo procesas padės jums sužinoti, kaip ja naudotis. Patarimai ir pavyzdžiai pasiekiami visuose rodiniuose, kol jų neatsisakote.

Kainodara
Kolektyvas nemokamas komandoms iki 10 žmonių. Tai yra 14 USD per mėnesį už kiekvieną papildomą komandos draugą.

pirmadienis – dokumentacija ir projektų valdymas

Pirmadienis yra valdybos organizuota projektų ir darbo eigos valdymo sistema. Integracijos prisijungia prie programų, kurias galbūt jau naudojate. Skirtingi rodiniai, pvz., darbo krūvis ir laiko juostos, naudingais būdais pateikia darbo būseną, kad būtų lengviau įvertinti, kas ir kada daroma. Funkcionalumas gali būti automatizuotas naudojant bekodines automatizavimo procedūras, kurios gali supaprastinti užduotis.

Svetainėje yra daug funkcijų, tačiau naujų paskyrų priėmimo procesas atlieka tinkamą darbą ir padės jums sukurti naują lentą. Sąsajoje yra daug galimybių, todėl gali prireikti šiek tiek laiko suvokti, kokios funkcijos yra prieinamos.

Kainodara
Pirmadienis turi pakopų planų sistemą, kurioje kainodara grindžiama vartotojų skaičiumi. Pagrindinis planas, kuris kainuoja 39 USD penkiems vartotojams per mėnesį, siūlo neribotą lentų skaičių, 20 stulpelių tipų, „Kanban“ rodinį, įterptąsias formas, 5 GB saugyklos vietos ir vienos savaitės veiklos žurnalą.

Paskutiniai du šio sąrašo elementai yra gana tvirtos projektų valdymo platformos, kurios gali būti daugiau nei ieškote, jei tik bandote pašalinti tarpines darbo eigos spragas. Tačiau jei esate pasiruošę įvertinti intensyvesnes projektų valdymo platformas, tai yra viskas viename variantai, kuriuos reikia apsvarstyti.

Asana – viskas viename dokumentacijos, projektų valdymo ir komunikacijos platforma

Asana yra didelio masto projektų valdymo platforma, galinti susidoroti su įvairiomis rinkodaros, pardavimo, operacijų, produktų ir įvairių darbo eigos valdymo programomis. Sunku glaustai apibūdinti visas jo funkcijas, nes Asana skirta kelioms projektų valdymo erdvėms. Ji apima daug pirmiau minėtų produktų derinio funkcijų, įskaitant ryšį, užduočių valdymą, tvarkaraščius, projekto darbo eigą ir kt.

Kainodara
Asana turi pakopų planų sistemą. Nemokama versija apima užduočių valdymą; sąrašo, lentos ir kalendoriaus rodiniai; perėmėjai ir terminai; iki 15 komandos draugų ir programų integracijų.

Basecamp – viskas viename dokumentacijos, projektų valdymo ir komunikacijos platforma

„Basecamp“, kurią sukūrė įmonė, kuri nuo tada, kai dar nebuvo šauni, buvo nuotolinio darbo pionierė, žada išspręsti visus pagrindinius jūsų įrankių poreikius vienu visapusiu sprendimu. „Basecamp“ kuria projektus. Projektuose galite kurti darbų sąrašus, priskirti užduotis, siųsti pranešimus komandos nariams, planuoti susitikimus, dalytis dokumentais ir pradėti grupinius pokalbius. Dėl viso to „Basecamp“ teoriškai galėtų užimti „Google Docs“, „Slack“, „Dropbox“, „Trello“ ir „Asana“ vietą.

Basecamp labai pabrėžia asinchroninį nuotolinio darbo pobūdį. Jei ieškote sprendimo, leidžiančio dirbti su žmonėmis skirtingu grafiku, skirtingose ​​vietose, turinčiais skirtingas nuotolinio bendravimo galimybes, Basecamp yra ypač įdomus sprendimas.

Pirkti tokį produktą kaip „Basecamp“ reiškia pirkti visą produkto valdymo filosofiją. Kai kuriems žmonėms tai tikrai tinka, o kitus išjungia. Tačiau jei esate pasirengęs visapusiškam sprendimui, skirdami laiko išmokti Basecamp daug sužinosite, kas tinka jūsų organizacijai, o kas ne.

Kainodara
99 USD per mėnesį neribotam naudotojams ir projektams.

Taileris Fisheris yra technologijų skyriaus direktoriaus pavaduotojas Naujienos Katalizatorius . Su juo galite susisiekti tyler@newscatalyst.org ir Twitter adresu @tylrfishr .

Heather Bryant yra produkto direktoriaus pavaduotoja Naujienos Katalizatorius . Ją galima pasiekti adresu heather@newscatalyst.org ir Twitter adresu @hbcompass .

„News Catalyst“ padeda naujienų organizacijoms tapti tvariomis skaitmeninėmis įmonėmis.